Étude de cas

Comment Runners Adventures a optimisé ses demandes web, WhatsApp et e-mail grâce à l'IA conversationnelle

Un des principaux fournisseurs d'expériences dans les Amériques

Le Problème

Avec des opérations réparties sur cinq régions clés, l'équipe accompagne des voyageurs internationaux à la recherche d'expériences en plein air liées à la nature tropicale du pays.

Au fil des années, la demande a augmenté, en particulier pendant les périodes de forte affluence touristique, et les demandes des clients ont fortement progressé sur le chat du site web, WhatsApp et l'e-mail.

Beaucoup de ces demandes sont urgentes et très répétitives : confirmations, logistique de prise en charge, contenu des excursions et questions fréquentes avant le départ.

Runners Adventures a déployé Coco, un agent IA propulsé par Maya, pour unifier ces canaux et automatiser les conversations opérationnelles répétitives, tout en conservant un accès direct à un membre de l'équipe pour les exceptions et les cas particuliers.
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Le défi : trois canaux, une charge de travail répétitive

Avant Coco, l'équipe opérationnelle était surchargée, avec de nombreuses tâches à gérer et peu de temps pour les accomplir.

Elle disposait également d'un chat en direct qui dépendait fortement de la disponibilité humaine, ce qui rendait difficile le maintien d'une réactivité constante pendant les périodes de forte demande.

Pourquoi Maya?

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Agent IA de Runners Adventures, Coco propulsé par Maya

L'objectif était d'atteindre les points suivants :

  • Améliorer la réactivité en dehors des heures de travail
  • Réduire la charge de travail opérationnelle liée aux questions et confirmations répétitives
  • Maintenir des réponses cohérentes sur le web, WhatsApp et l'e-mail
  • Préserver un contrôle humain pour les exceptions et les cas particuliers
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La solution : un seul agent IA pour le site web, WhatsApp et l'e-mail

Runners Adventures a déployé Coco (propulsé par Maya) comme couche opérationnelle unique sur :

  • Le chat du site web (remplaçant l'ancienne expérience de chat en direct)
  • WhatsApp (un canal familier aux voyageurs pour une assistance rapide)
  • L'e-mail (pour les confirmations et les réponses opérationnelles récurrentes)
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Intégration : connecté aux bonnes sources

Coco a été connecté aux sources pertinentes de Runners Adventures, notamment :

  • Le site web de Runners Adventures, pour fournir des réponses en phase avec le contenu que les voyageurs consultent en ligne.
  • Leurs systèmes de réservation, pour soutenir les processus opérationnels tels que les confirmations et les demandes liées à la logistique

Cela garantissait des réponses à la fois cohérentes et utiles sur le plan opérationnel.

Résultats

Un agent IA unifié, pas seulement un autre widget de chat

Pour les tour-opérateurs, le coût de réponses lentes ou incohérentes ne se limite pas à la frustration des clients, c'est une perturbation opérationnelle : clarifications de dernière minute, détails manqués et travail manuel évitable.

Runners Adventures n'a pas simplement ajouté un widget de chat. L'entreprise a déployé un agent IA unique, Coco, pour unifier trois canaux clients et automatiser les tâches opérationnelles répétitives, tout en préservant un accès direct à des personnes pour les exceptions.
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Ce qui a changé : rapidité, cohérence et moins d'erreurs opérationnelles

Pendant les périodes de forte affluence, l'équipe a décrit les opérations comme des « semaines intenses et exigeantes ».

Avec Coco prenant en charge trois canaux, l'équipe a réduit les échanges répétitifs et préservé du temps pour les tâches à plus forte valeur ajoutée.

« L'agent de Maya, Coco, a pris en charge le travail répétitif et urgent que notre équipe gérait auparavant à la main, horaires de prise en charge, exceptions liées aux hôtels, réponses en dehors des heures d'ouverture. La coordination des prises en charge, en particulier, s'est déroulée très bien : même lorsque notre équipe de réservation a envoyé la mauvaise heure, Coco avait la bonne.

Cela a permis à notre équipe de se concentrer sur les clients qui se trouvent devant eux. »
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Nadya Medrano, Responsable E-Marketing @ Runners Adventures

Points clés de l'impact opérationnel pour Runners Adventures :

  • Cohérence omnicanale : le même cerveau répond aux questions récurrentes sur le web, WhatsApp et l'e-mail.
  • Support opérationnel pour l'e-mail : Coco aide à rédiger les réponses et confirmations opérationnelles, en soutenant les flux de travail quotidiens de l'équipe.
  • Moins d'erreurs manuelles : lors des confirmations d'heure de prise en charge, l'équipe a signalé des cas où Coco a permis de repérer des écarts, en indiquant l'heure de prise en charge correcte lorsqu'un message manuel comportait une erreur.
  • Contrôle humain pour les exceptions : Coco gère le cas de base ; l'équipe décide quand les exceptions s'appliquent (par exemple, les cas particuliers liés aux hôtels et les règles de prise en charge qui varient selon le lieu ou l'opération).
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